Você passa 20 minutos escrevendo um email importante em inglês, revisa três vezes, e ainda assim sente que o tom não ficou natural. Isso acontece porque português e inglês têm estilos de email bem diferentes — e quando traduzimos o estilo de uma língua para outra, o resultado soa estranho para quem lê. Eu sou irlandês, não americano, e isso também importa: não existe um único estilo "correto" de inglês profissional. O objetivo não é copiar um país. O objetivo é ser claro para qualquer leitor internacional, sem perder educação nem personalidade.
"Dear Sir/Madam" e "I am writing to inform that..."
"Dear Sir or Madam, I am writing to inform you that we have received your request."
"To whom it may concern, please be advised that..."
"Hi John, Just a quick note to confirm we received your request."
"Hi team, Following up on our discussion yesterday..."
A diferença: Em português, emails começam com formalidade ritualística — "Prezado Senhor," "Venho por meio desta informar..." — e é natural traduzir isso. Mas o inglês corporativo moderno é direto. "Dear Sir/Madam" soa como carta dos anos 1950. E "I am writing to inform" é redundante.
Num email para um colega da matriz: "Dear Sir, I am writing to inform you that the report is ready" soa robótico e distante. A versão natural: "Hi David, The report's ready — attached. Let me know if you need anything else." Repare como as frases são curtas, conversacionais e diretas ao ponto. Em geral, duas frases curtas funcionam melhor do que uma frase longa e pesada. Mesmo para clientes, "Hi [Name]" é o padrão, a menos que seja uma carta formal jurídica.
"Atenciosamente" traduzido literalmente
"Attentively,"
"Respectfully yours," (em emails de rotina)
"Kind regards," (padrão para colegas e clientes)
"Best regards," (um pouco mais formal)
"Thanks," (se você pediu algo no email)
A diferença: "Atenciosamente" é o fechamento padrão em português para qualquer situação. Em inglês, não existe equivalente direto. "Attentively" não é usado como fechamento de email — soa estranho. E "Respectfully yours" é excessivamente formal, apropriado apenas para cartas a autoridades ou situações muito cerimoniais.
Num email interno para seu gerente, "Respectfully yours" cria uma distância desnecessária — como se você não fizesse parte do mesmo time. "Regards," é suficiente e profissional. Para um cliente novo, "Best regards," funciona perfeitamente. Salve "Kind regards" para quando quiser um tom levemente mais caloroso, mas ainda profissional.
Ser indireto demais: "I would like to request if it would be possible..."
"I would like to request if it would be possible to schedule a meeting next week."
"I was wondering if perhaps we could consider extending the deadline."
"Could we schedule a meeting next week?"
"Would it be possible to extend the deadline?"
"I'd appreciate an extension if that's feasible."
A diferença: Em português, é natural suavizar pedidos com camadas de condicional: "Gostaria de solicitar se seria possível..." Soa educado em português. Em inglês, essa mesma estrutura soa hesitante. O inglês corporativo valoriza clareza e economia de palavras.
Num email para um fornecedor: "I was wondering if perhaps you might consider the possibility of reviewing the proposal" é tão indireto que o destinatário pode não entender se você está fazendo um pedido ou apenas pensando em voz alta. A versão direta: "Could you review the proposal by Friday?" é mais clara, respeita o tempo do leitor, e soa mais profissional. Lembre-se: o objetivo é resolver o assunto com eficácia. Quem lê seu email pode não ser fluente em inglês, então clareza e concisão são essenciais. Em inglês profissional, ser direto não é ser rude; é ser útil.
"I kindly ask you to..." — a falsa polidez
"I kindly ask you to review the document."
"Please kindly send the report by Monday."
"Could you please review the document?"
"Please send the report by Monday."
"I'd appreciate it if you could send the report by Monday."
A diferença: "Gentilmente" em português é um marcador de polidez comum: "Peço gentilmente que..." Mas "kindly" em inglês tem um tom diferente. Quando usado como "I kindly ask," pode soar condescendente. "Please kindly" é redundante e pode soar até passivo-agressivo.
Num email para um colega de outro departamento: "I kindly ask you to respond by the end of the day" pode ser interpretado como arrogante — como se você estivesse acima da pessoa na hierarquia. A alternativa simples: "Could you respond this afternoon?" mantém o tom profissional sem a carga negativa. "Kindly" funciona melhor em respostas: "Kindly note that..." — mas mesmo assim, use com moderação.
O tom faz a diferença: formal com colegas, casual com clientes
Email interno: "Dear Mr. Johnson, I am writing to request your assistance..."
Email para cliente: "Hey! Just checking if u got my last msg?"
Email interno: "Hi John, Quick question about the budget..."
Email para cliente: "Hi Mr. Johnson, I'm following up on my previous email..."
A diferença: Na cultura corporativa brasileira, formalidade é sinal de respeito — e isso é bonito. Mas no ambiente internacional, excesso de formalidade entre colegas pode criar barreiras desnecessárias. Você pode manter seu estilo e sua personalidade em inglês, mas vale adaptar o registro à cultura de quem vai ler. Eu trabalho muito com engenheiros e advogados e, nesses contextos, precisão pesa mais do que floreio: mal-entendidos custam tempo e dinheiro.
Num time remoto internacional, com diferentes línguas nativas e culturas, adaptação é parte do trabalho. Dá para equilibrar polidez e objetividade. Evite abreviações informais de chat, como "u" ou "msg", em emails profissionais. E atenção ao estilo: expressões muito marcadas de um país (por exemplo, gírias muito americanas) nem sempre ajudam na comunicação global. Como irlandês, meu estilo é direto e cordial, sem linguagem antiga, mas também sem exagerar na informalidade. A regra geral: seja um grau mais formal com clientes externos do que com sua equipe interna.
Uma forma prática de aplicar isso é separar o email em duas camadas: núcleo e cortesia. No núcleo, escreva o que não pode gerar dúvida: pedido, prazo, responsável e próximo passo, com frases simples que traduzem bem. Na cortesia, você ajusta o tom: cumprimenta, agradece e fecha com educação. É aqui que você respeita, por exemplo, contextos brasileiros mais formais em certas profissões, sem comprometer a clareza da mensagem principal. Assim, você preserva respeito sem sacrificar clareza.
Se você se identificou com algum desses padrões, saiba que são completamente normais — são diferenças entre duas culturas de comunicação. A boa notícia é que, uma vez que você percebe essas diferenças, a adaptação é rápida. E o impacto é imediato: seus emails serão lidos com mais atenção, respondidos mais rápido, e você será percebido como mais confiante e profissional.
Quer revisar seus emails com um olhar nativo?
Escrever emails que soam naturais é uma habilidade que se desenvolve com feedback específico. Na nossa primeira conversa, podemos analisar emails que você já escreveu e identificar padrões únicos do seu inglês.